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Ophélie anime des séminaires de colorimétrie pour les pros de la beauté et le grand public. Chaque session lui coûtait des heures d'administratif : messages, paiements, relances, groupes WhatsApp. On a construit un tunnel qui fait tout cela seul, et qui lui rend plus de 18 heures par séminaire.
Site principal entete-a-tete.fr : Décrocher la Lune.
Chaque réservation demandait des échanges sur Instagram, un paiement à relancer, une ligne dans Excel et un groupe WhatsApp créé à la main. Multiplié par le nombre de participantes, chaque séminaire avalait des journées entières d'administratif. Le site existant ne permettait ni de s'inscrire, ni de payer, ni de rejoindre une liste d'attente, et sans base e-mail, tout dépendait d'Instagram.
On a listé chaque tâche d'un séminaire, de la première question à l'après-séance, puis automatisé tout ce qui se répète. Ce qui fait la valeur d'Ophélie reste humain : son ton, sa présence, le lien WhatsApp avec le groupe. Chaque inscription récupère le téléphone pour garder ce lien, et chaque e-mail automatique parle avec la voix de la maison, tutoiement compris.
Tunnel Systeme.io pour les trois séminaires, paiement en ligne avec option en quatre fois, confirmations, rappels, remerciements et vidéo récap envoyés automatiquement. Quand une session est complète, une liste d'attente prend le relais et prévient dès qu'une date s'ouvre. Un code promo récompense les fidèles. Ophélie a été formée à l'outil et repart avec deux guides écrits.
« J'aime beaucoup le rendu global : c'est fluide, beau, léger et très agréable à parcourir. »
Inscriptions, paiements, relances et suivi ne passent plus par les mains d'Ophélie.
Les participantes s'inscrivent et paient seules, depuis leur téléphone, même la nuit.
Nouvelles dates, rappels et suivi post-séminaire partent automatiquement, encore en 2026.
